Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional.
A automatização dos processos documentais é imprescindível para que se consiga ter a organização de toda a empresa. E o aperfeiçoamento destes procedimentos só é possível quando se tem um conjunto de tecnologias que permitem que a gestão inteligente de arquivos em papéis, formatos eletrônicos ou convertidos em digitais, aconteça.
Por meio de softwares e hardwares específicos, é possível organizar documentos que precisam ser visualizados constantemente, ou que possivelmente se perderiam pelo pouco acesso. São criados padrões para que os arquivos sejam facilmente localizados por meio de pesquisas, como data, autor, pasta de armazenamento, etc.
E os benefícios deste sistema são inúmeros, é possível reduzir custos, ter mais precisão e agilidade para encontrar os documentos de que precisa, aproveitar o espaço físico, desenvolver políticas de responsabilidade ambiental, etc.
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